Il client e la posta Outlook sono uno dei tanti programmi e servizi creati da Microsoft. Offrono agli utenti la possibilità di inviare, ricevere e-mail e organizzare la propria giornata lavorativa con l'aiuto di un organizzatore integrato. Per sfruttare al meglio tutte le funzioni integrate nel programma, è necessario configurarlo.
Aggiunta di una casella di posta a Outlook 2007
Questa è l'impostazione più importante nel programma di posta perché è inutile senza un'e-mail collegata. Per configurare Outlook come dovrebbe, devi seguire il seguente algoritmo:
- Seleziona "Servizio" nella barra dei menu.
- Nel menu a discesa, fai clic sulla sottovoce "Impostazioni account".
- Nella scheda "E-mail", fai clic sul pulsante "Crea…".
- Nella finestra "Aggiungi account", inserisci login e password dalla casella di posta registrata su Hotmail.
- Per configurare l'accesso ad altri server di postaseleziona la casella accanto alla riga "Configura manualmente …" e fai clic su "Avanti".
- Seleziona "E-mail Internet".
- Compila tutte le righe, seleziona il protocollo per i messaggi in arrivo.
- Fai clic sul pulsante "Altre impostazioni".
- Nella terza scheda, seleziona la casella accanto a "Il server SMTP richiede …".
- Nell'ultima scheda, inserisci i numeri di porta e il tipo di crittografia SSL o TSL utilizzata.
- Fai clic sul pulsante "Verifica conto" per verificare se le impostazioni sono corrette.
- Fai clic su "Avanti" e "Fine" per completare la configurazione.
Creazione di firme per i messaggi
Questa opzione ti permette di inserire qualsiasi testo standard in ogni lettera inviata: desideri, contatti o nome dell'azienda. Microsoft Outlook 2007 consente di creare diverse voci di questo tipo e di collegarle a cassette postali specifiche. Esistono due modi per chiamare la finestra per la creazione di una nuova firma. Il primo è il seguente:
- Sulla barra degli strumenti, fai clic sul pulsante "Crea".
- Nella finestra che si apre, vai alla scheda "Inserisci".
- Premere il pulsante "Firma" e selezionare la sottovoce "Firme".
Per creare una firma nel secondo modo, devi:
- Vai al menu "Servizio", seleziona la sottovoce "Opzioni".
- Nella finestra che si apre, vai alla scheda "Messaggio" e fai clic sul pulsante "Firme".
La creazione di una nuova firma avviene secondo il seguente algoritmo:
- Fai clic con il pulsante sinistro del mouse sul pulsante "Crea". Nella nuova finestra, inserisci il nome del testo futuro.
- Nella metà inferiore della finestra principale, inserisci il testo richiesto e formattalo utilizzando il pannello con lo stesso nome sopra il campo di testo. Puoi anche inserire qualsiasi immagine, biglietto da visita o collegamento a un documento html.
Come impostare Outlook 2007 per inserire automaticamente una firma in un messaggio
Per attivare questa funzione, devi:
- Seleziona il nome dell'inserto desiderato nell'elenco a sinistra.
- Nella lista di destra, seleziona quale account lo utilizzerà e in quali casi verrà inserito (nuovi messaggi o risposta a una lettera inviata).
Questo completa il metodo di impostazione dell'inserimento automatico della firma in Outlook.
Risposta automatica ai messaggi
Questa funzione ti consente di rispondere alle e-mail in arrivo da mittenti specifici o da qualsiasi mittente con una voce pre-preparata. Per crearlo, hai bisogno di:
- Nel menu "File", seleziona "Crea" e "Messaggio" o usa il "tasto rapido" Ctrl + N.
- Nella finestra che si apre, inserisci tutto il testo richiesto.
- Salva come.oft (modello di Outlook) usando il comando Salva con nome.
L'algoritmo per impostare la risposta automatica in Outlook 2007 è il seguentemodo:
- Tra i menu principali, seleziona "Servizio" > "Regole e avvisi".
- In una nuova finestra, fai clic con LMB sul pulsante "Nuovo…".
- Nella prima finestra di dialogo "Procedura guidata delle regole", seleziona la riga "Controlla i messaggi alla ricezione" e fai clic su "Avanti".
- Nella seconda finestra di dialogo della "Procedura guidata", seleziona la casella "Indirizzato solo a me" e fai nuovamente clic su "Avanti".
- Nella terza finestra, seleziona la casella "Rispondi utilizzando il modello specificato". Nel blocco "Step 2", fai clic sulle parole evidenziate in blu e seleziona un file pre-creato con estensione.oft.
- Nella quarta finestra, specifica le eccezioni per la risposta automatica.
- Nell'ultima finestra, inserisci il nome della regola e metti un segno di spunta accanto a "Abilita la regola" per iniziare il suo lavoro.
Per modificare o eliminare la regola creata, è necessario fare clic sui pulsanti con lo stesso nome nella finestra "Regole e notifiche". Questo è il modo per impostare la risposta automatica in Outlook 2007.
Cambiamento dell'ora
Oltre alle possibilità di lavorare con la posta, Outlook contiene un organizer con un calendario. A volte l'organizzatore visualizza l'ora nel formato di 12 ore adottato negli Stati Uniti. Non esiste un modo integrato per impostare l'ora in Outlook sul consueto formato 24 ore, perché il programma dipende dalle impostazioni del sistema operativo Windows. Per cambiarli, hai bisogno di:
- Vai su "Pannello di controllo" e vai su "Opzioni regionali e della lingua" o "Lingua" per Windows 8.
- Per WindowsXP: "Impostazioni" > Scheda "Ora"> selezionare il formato dell'ora hh:mm:ss tt o HH:mm:ss rispettivamente per 12 e 24 ore.
- Per Windows 7: prima scheda > pulsante "Altre opzioni" > "Ora". Immettere o selezionare i valori dal primo passaggio nelle righe corrispondenti.
- Per Windows 8: "Lingua"> "Cambia il formato della data, ecc." > "Parametri aggiuntivi"> "Ora".
- Premere "OK" per salvare le impostazioni.
Questo completa l'impostazione dell'ora.
Avvisi
Un client di posta elettronica che non notifica all'utente i nuovi messaggi è un insieme inutile di belle finestre. È facile impostare gli avvisi in Outlook come richiesto. Per fare ciò, hai bisogno di:
- Apri la finestra "Opzioni" e fai clic sul pulsante "Opzioni posta" nella prima scheda.
- Nella finestra di dialogo, fai clic su "Altre opzioni".
- Nella nuova finestra nel blocco "Quando viene ricevuto un nuovo messaggio nella cartella Posta in arrivo" spuntare le forme di notifica desiderate.
- Per modificare i parametri della notifica pop-up sul "Desktop", fare clic sul pulsante "Impostazioni delle notifiche sul desktop…". Puoi cambiarne la trasparenza e il tempo di visualizzazione.
Ci sono tanti modi per impostare varie funzioni in Outlook quanti sono loro stessi. Ma questa procedura è abbastanza semplice da essere gestita da un utente normale.
