La maggior parte delle aziende moderne si mantiene in contatto con i clienti attraverso l'uso di Internet: e-mail, social network e messaggistica istantanea. Ciò facilita notevolmente il processo di contatto con il pubblico, ma causa anche alcuni problemi di sicurezza e fiducia. I truffatori possono utilizzare il nome dell'organizzazione per ingannare gli utenti. Pertanto, gli account aziendali dovrebbero apparire unici e confermare l'ufficialità. Per questo vengono utilizzati gli indirizzi e-mail aziendali con il dominio dell'azienda. Permettono non solo di confermare che questo canale di comunicazione porta direttamente all'organizzazione, ma ne sottolineano anche la serietà e la rappresentatività.
Posta aziendale: definizione e creazione
Se stai pensando a come creare un'email aziendale, sarà utile prima capire di cosa si tratta e come puoi risolvere il problema.
La posta aziendale è un tale sistema di indirizzi di posta elettronica, gestito dall'amministrazione dell'azienda,ha un dominio separato nell'indirizzo dopo il segno @ e ha alcune risorse dedicate per fare affari: un calendario condiviso, archiviazione cloud, invio automatico di posta. Tale posta fornisce altre opzioni, come la gestione degli account dei dipendenti, la loro creazione e l'utilizzo di indirizzi di posta brevi e semplici.
Molti hoster offrono i propri servizi di posta aziendale ai propri clienti. Puoi anche creare un server di posta acquistando hardware speciale o ospitandolo su un server cloud. Ma forse il modo più semplice ed economico è utilizzare i servizi di grandi servizi di posta di Google o Yandex.
Registrazione del dominio
La prima cosa a cui pensare dopo la domanda "come creare una mail aziendale con il tuo dominio" è creare il tuo dominio. Puoi farlo con registrar o hoster speciali che noleggiano nomi di dominio. Per fare ciò, devi scegliere in quale zona si troverà il tuo dominio. Ora ce ne sono un numero enorme: da quelli nazionali (.ru,.ua,.de) e territoriali (.su,.eu) a quelli relativi a occupazioni e interessi (.online,.run,.website,.club,.gioco,.lavori). Ci sono più di 1.000 zone diverse e il prezzo dell'affitto può variare da 100 a centinaia di migliaia di rubli, a seconda dell'esclusività e della rarità della zona.
Inoltre, se il nome di dominio desiderato è già stato preso, puoi provare ad acquistarlo, ma il prezzo di emissione sarà almeno di diverse decine di migliaia di rubli. Ma ne vale la pena se prevedi anche di creare o trasferire un sito sotto questodominio.
Una volta che sei riuscito a creare un dominio di posta aziendale, puoi pensare al lavoro del server di posta.
Motore del server di posta con il tuo dominio
Per iniziare a creare la posta, devi comprendere almeno le basi del server di posta.
Per inviare e ricevere e-mail è necessario un server di posta. Utilizza impostazioni di dominio specifiche per stabilire una connessione con il server del destinatario. Queste impostazioni sono chiamate record MX e forniscono informazioni al programma quali server accettano la posta in arrivo per un determinato dominio. Per ricevere messaggi, il server contatta anche il dominio del mittente e analizza i dati dai record SPF che indicano quale server può utilizzare il dominio per inviare messaggi. Il dominio è inoltre verificato dalla presenza di una chiave DKIM a conferma della sicurezza della fonte.
Quindi il tuo dominio deve avere valori MX e SPF corretti in DNS per poter funzionare con il server di posta. Esiste un gran numero di server di posta, ma i più accessibili, affidabili e sicuri sono allo stesso tempo i più popolari: questi sono i servizi di Google e Yandex. I loro vantaggi sono nell'hosting gratuito (permanentemente per Yandex e 2 settimane per Google) di un server di posta per un dominio, supporto professionale e tempestivo, supporto costante nel lavoro con la posta.
Come creare una mail aziendale in Google?
Inizia a usare la posta aziendaleda Google è possibile previa registrazione a un servizio speciale per le aziende - G Suite. Per fare ciò, vai alla pagina del servizio e specifica i seguenti dati:
- Nome dell'azienda.
- Numero di dipendenti.
- Nome di dominio (se non disponibile, puoi registrarti direttamente dalla pagina del servizio).
- Numero di telefono.
- L'indirizzo postale che controlli regolarmente.
Dopo la registrazione, l'utente ha l'opportunità di configurare ulteriormente la posta aziendale.
Ma prima di tutto, devi confermare la proprietà del dominio. È conveniente che Google determini il registrar e fornisca consigli sulla configurazione del DNS con lui per la conferma. Questo può essere fatto in 4 modi:
- Tramite record TXT.
- Via CNAME.
- Tramite record MX.
- Tramite codice HTML sul sito (se presente).
Il primo metodo prevede l'aggiunta di un record di controllo TXT nelle impostazioni DNS del dominio, che verrà fornito da G Suite. Il secondo e il terzo metodo differiscono dal primo solo per il tipo di record. E il quarto può essere fatto solo se hai un sito web: devi creare una pagina con un nome specifico (impostato dal servizio) e aggiungervi il codice di verifica specificato.
Dopo la conferma, le impostazioni della posta aziendale diventano disponibili.
Impostazioni e funzioni di Google Mail
Google offre diverse impostazioni e funzioni avanzate da personalizzare, tutte a pagamento. Nota:
- Primo, perPer una maggiore sicurezza, puoi abilitare funzionalità come Single Sign-On. Ciò consente di autorizzare i dipendenti negli account di posta utilizzando una pagina Web ad accedere in modo specifico a queste persone. O, ad esempio, la gestione delle password, che ti consentirà di recuperare le password perse o modificare le password dei dipendenti. Oltre a gestire l'API di Google, che consente di disabilitare i servizi di terze parti dalla casella di posta e dall'unità.
- In secondo luogo, puoi aggiungere utenti al sistema di posta. Per fare ciò, è necessario fare clic sull'icona "+" nel pannello corrispondente e inserire le informazioni sul dipendente, indicando un nuovo indirizzo postale nel sistema e impostando la password originale. Utilizzando questi dati, sarà in grado di accedere al suo account aziendale.
- Terzo, puoi creare alias per gli indirizzi email, se necessario. Cioè, il secondo indirizzo, le lettere da cui verranno inoltrate a quello originale.
- Quarto, c'è un'opzione per organizzare gruppi e invii di massa per consentire ai dipendenti di comunicare.
Oltre a un account e-mail, tutti i dipendenti riceveranno almeno 30 GB di spazio su disco, un calendario sincronizzato, un account Google+ e l'accesso a tutti i servizi Google.
Come creare la posta aziendale in Yandex?
Per fare ciò, devi eseguire quasi gli stessi passaggi del servizio Google. Devi registrare un dominio in Yandex. Mail, confermare che ti appartiene (tramite il codice html e tramite le impostazioni MX) e procedere con le impostazioni.
C'è una leggera differenza -"Yandex" offre all'utente di delegare il proprio dominio sotto il controllo del gigante della ricerca per evitare impostazioni DNS manuali. Questo può essere fatto attraverso il sito web del registrar, seguendo le istruzioni dettagliate di Yandex.
Dopo aver fatto tutto questo, puoi iniziare a conoscere tutte le possibilità della posta gratuita per un dominio da Yandex.
Impostazioni e opzioni per la posta Yandex
La prima cosa che Yandex offrirà di fare è aggiungere un record DKIM per il tuo dominio in modo che le e-mail vengano controllate più efficacemente per lo spam.
Anche qui creare account per i dipendenti è facile: basta inserire il nome, l'indirizzo e la password iniziale. Queste informazioni ti aiuteranno ad accedere al tuo account. L'amministrazione dell'account consente di modificare i dati personali, la password e lo stato dell'utente nel sistema aziendale.
"Yandex" ti consente di creare fino a 1000 indirizzi di posta, i loro proprietari di utilizzare lo spazio su disco e altri servizi come un normale utente. E l'amministratore può creare mailing di massa e chat, alias di indirizzi e single sign-on.
Risultato
Fare il passo importante di decidere di creare una mail aziendale sulla strada per costruire un team rappresentativo e solido che sia riconosciuto e con il quale voglia fare affari è ciò che ogni aspirante azienda dovrebbe sforzarsi di raggiungere. E non richiede grandi investimenti: utilizzare il mail hosting delle due maggiori aziende nel campo di Internettecnologie, è possibile organizzare il proprio sistema di posta aziendale. Inoltre, se le restrizioni dello "Yandex" gratuito sono diventate tangibili per l'azienda, allora c'è la possibilità di un'integrazione indolore con il servizio a pagamento G Suite, in cui queste carenze vengono rimosse.
