I sistemi di valutazione delle prestazioni del personale basati su KPI stanno guadagnando sempre più popolarità in Russia. I principali vantaggi di tali meccanismi risiedono nella riflessione razionale delle attività delle aziende.
KPI: cos'è
KPI (KPIs) è l'abbreviazione inglese di "key performance indicator", in russo viene indicato come KPIs – key performance indicator (a volte parametri). Ma nel suono straniero originale è usato come norma. KPI è un sistema che consente di valutare le prestazioni dei dipendenti dell'azienda al fine di raggiungere obiettivi (strategici e tattici).
Gli "Indicatori chiave" consentono all'azienda di analizzare la qualità della propria struttura, il potenziale nella risoluzione dei problemi. Sulla base dei KPI si forma anche un sistema di gestione degli obiettivi. Questo è il fattore più importante: se non ci sono segnali di targeting degli indicatori di performance, allora non c'è nulla da applicare agli "indicatori chiave". La gestione per obiettivi e KPI sono quindi due fenomeni interconnessi. Il primo prevede, in primo luogo, la previsione dei risultati del lavoro, nonché la pianificazione di come tali risultati verranno raggiunti.
Chi ha inventato i KPI?
La storia non fornisce una risposta univoca a questa domanda, tuttaviapuoi vedere come è andato il management mondiale a capire i KPI, cosa sono e perché sono utili. Tra la fine del XIX e l'inizio del XX secolo, il sociologo Max Weber ha stabilito che esistono due modi per valutare il lavoro dei dipendenti: il cosiddetto "sultano" e il meritocratico. Secondo il primo, il capo ("sultano") a sua discrezione ha valutato quanto bene una persona affronta i suoi doveri. L'inizio razionale qui gioca un ruolo secondario, la cosa principale è una percezione puramente emotiva del lavoro di un subordinato.
Il metodo meritocratico è quando i risultati del lavoro sono valutati da reali conquiste, con il coinvolgimento di meccanismi di misurazione oggettivi. Questo approccio è stato adattato dai teorici della gestione nei paesi occidentali e gradualmente si è cristallizzato in quello che conosciamo come il sistema KPI. Un ruolo importante nella sistematizzazione della valutazione razionale delle prestazioni del personale è stato svolto dai lavori di Peter Drucker, che si ritiene abbia trasformato la gestione in una disciplina scientifica. I concetti dello scienziato affermano direttamente che ci sono obiettivi, ma c'è una valutazione del grado del loro raggiungimento attraverso indicatori chiave di prestazione.
Vantaggi KPI
Il principale lato positivo del sistema KPI è la presenza di un meccanismo di valutazione del lavoro e del lavoro dell'impresa nel suo insieme che è trasparente a tutti i dipendenti dell'azienda. Ciò consente alle autorità di valutare le prestazioni di tutte le strutture subordinate in tempo reale, prevedere come verranno risolti i compiti e raggiungere gli obiettivi. Il prossimo vantaggio di KPI è che la direzione ha uno strumento per adeguare il lavoro dei subordinati se i risultati attuali sono in ritardodal previsto.
Se, ad esempio, la misurazione delle prestazioni nella prima metà dell'anno rivela che alcuni parametri delle prestazioni non sono sufficientemente elevati, vengono organizzati seminari per identificare le ragioni e incoraggiare i dipendenti a ottenere prestazioni migliori dopo i prossimi sei mesi. Un altro aspetto positivo del KPI è il feedback tra lo specialista e il manager. Il primo riceverà non solo istruzioni e talvolta nit-picking apparentemente di parte, ma commenti ben fondati, il secondo migliorerà le prestazioni specificando errori e carenze nel lavoro svolto dal subordinato.
KPI contro
I risultati delle valutazioni nell'ambito dei KPI (indicatori di performance in quanto tali) possono essere interpretati in modo non del tutto corretto, e questo è il principale inconveniente di questo sistema. Di norma, la probabilità che si verifichi un tale problema è minore, maggiore è l'attenzione nella fase di formazione dei criteri su come valutare i parametri di prestazione. Un altro aspetto negativo del KPI è che le aziende dovranno spendere molte risorse per implementare questo sistema (calcolato, di norma, in tempo, manodopera e finanze). Si tratta, ovviamente, di lavorare sui parametri chiave dell'efficacia del corretto livello di elaborazione. Esiste la possibilità che sarà necessario effettuare una riqualificazione su larga scala dei dipendenti: specialisti - al fine di modificare i compiti e quindi le condizioni di lavoro, mentre la direzione dovrà padroneggiare nuovi metodi per valutare il lavoro dei subordinati. L'azienda potrebbe non essere pronta a dare alla squadra più tempo per padroneggiareinnovazioni.
Dettagli sull'implementazione dei KPI
Il compito principale quando si implementa un sistema KPI ("da zero") è prevenire atteggiamenti negativi nei suoi confronti da parte dei dipendenti. Pertanto, il management dell'azienda deve trasmettere chiaramente il significato ei benefici pratici delle innovazioni a ciascuno dei subordinati, il cui lavoro è soggetto a successiva valutazione di efficacia. Il metodo migliore qui, secondo alcuni esperti del campo delle risorse umane, è una presentazione individuale, una spiegazione agli specialisti in posizioni specifiche: KPI - cosa sono e perché implementare questo sistema in un'azienda.
Sarebbe un errore imporre incondizionatamente parametri di efficienza per ordine, ma il passo necessario è un appello degli alti funzionari dell'azienda. Se, ad esempio, un manager di linea informa i subordinati nel suo dipartimento dell'imminente implementazione di KPI, anche questa informazione dovrebbe essere confermata dall'amministratore delegato. Lo specialista deve comprendere che il sistema degli indicatori chiave di prestazione non è un'invenzione del capo, ma un elemento della politica strategica dell'intera azienda.
Tempo ottimale per l'implementazione dei KPI
C'è un'opinione tra gli esperti secondo cui gli indicatori KPI, se parliamo di un sistema, dovrebbero essere implementati contemporaneamente a tutti i livelli della gestione aziendale, dagli specialisti ordinari ai top manager. Secondo questo punto di vista, i tempi di implementazione dei Key Performance Indicator non possono essere prorogati nel tempo: il sistema entra subito in funzione. L'unica domanda è come scegliere in modo ottimale il momento del suo lancio. C'è un punto di vista che basta avvisaredipendenti circa l'inizio del KPI in circa tre mesi. Questo è sufficiente perché il personale dell'azienda studi le specifiche della futura valutazione dell'efficacia del proprio lavoro.
C'è anche la tesi che da tempo KPI possa funzionare in parallelo con il precedente sistema di pagamento. A seconda del grado di liberalismo delle autorità, il dipendente potrà scegliere in base a quale regime verrà pagato. Puoi motivare completamente una persona a lavorare secondo il nuovo KPI attraverso bonus e bonus, le condizioni per ricevere che saranno chiaramente esplicitate nei parametri chiave.
Fasi della creazione di un sistema KPI
In re altà, come tale, l'introduzione dei meccanismi KPI è preceduta da diverse fasi di lavoro preparatorio. In primo luogo, questo è il periodo legato alla formulazione degli obiettivi strategici che vengono fissati per l'azienda. Nell'ambito della stessa fase di lavoro, il concetto generale è suddiviso in aree tattiche, la cui efficacia deve essere misurata. In secondo luogo, è lo sviluppo di indicatori chiave di prestazione, la definizione della loro essenza. In terzo luogo, si tratta di un lavoro sulla distribuzione dei poteri ufficiali relativi all'implementazione del sistema, in modo che ogni responsabile faccia una domanda del tipo "KPI - cosa sono?"
Quindi, tutti gli indicatori saranno assegnati a individui specifici (divisioni) nell'azienda. In quarto luogo, potrebbe essere necessario adeguare gli attuali processi aziendali (se la strategia aggiornata lo richiede). Quinto, è lo sviluppo di un nuovo sistema di motivazionedipendenti, creando formule di buste paga basate su criteri nuovi. Dopo aver completato tutte le procedure specificate, è possibile avviare il sistema KPI.
Requisiti KPI
Come accennato in precedenza, i KPI sono indicatori chiave di prestazione che sono indissolubilmente legati agli obiettivi dell'azienda. La qualità dello sviluppo del targeting è il requisito principale per il sistema KPI. Gli obiettivi possono essere formati secondo diversi principi, ma uno dei più popolari nell'ambiente delle risorse umane è il concetto SMART. Significa "specifico" (specifico), "misurabile" (misurabile), "raggiungibile" (raggiungibile), "rilevante per il risultato" (rilevante), "limitato nel tempo" (limitato nel tempo) e, di conseguenza, dando KPI elaborati e di qualità.
Esempi di obiettivi che soddisfano questi criteri: "aprire così tanti punti vendita (misurabili) (specifici) in una città (rilevante) nel primo trimestre (limitato nel tempo)", o "vendere così tanti biglietti aerei a tali e un tale paese in tre settimane. Ogni obiettivo dovrebbe essere suddiviso in compiti, che, a loro volta, sono ridotti al livello di KPI personali (per dipendenti o dipartimenti). Il numero ottimale, secondo alcuni esperti, è 6-8.
Automazione KPI
Uno dei fattori per il successo dell'implementazione dei KPI è l'infrastruttura tecnologica. Poiché gli indicatori chiave di prestazione sono un insieme di indicatori razionali, un computer farà un ottimo lavoro con loro. Esistono molte soluzioni software per la gestione dei KPI. Le possibilità disponibili in tali distribuzioni sono piuttosto ampie. Innanzitutto, è convenientepresentazione di informazioni (sotto forma di grafici, analisi, documentazione) sui processi associati ai KPI. Cosa dà? Principalmente, l'unità di percezione dei dati, riducendo la probabilità di interpretazione errata dei numeri. In secondo luogo, è l'automazione della raccolta e del calcolo degli indicatori di performance. In terzo luogo, questa è un'analisi multidimensionale (con volumi di numeri molto grandi), che sarà difficile da eseguire per una persona senza un programma. Quarto (in presenza di un'infrastruttura di rete), è lo scambio di informazioni tra i singoli dipendenti e l'istituzione di canali di feedback "capo-subordinato".
