La maggior parte degli utenti ordinari lavora con la posta elettronica direttamente sul sito. La funzionalità che fornisce è sufficiente per creare e ricevere e-mail. Ma cosa succede se devi inviare la stessa lettera a un gran numero di persone, devi inviare un certo messaggio in un momento specifico, continuare a inviare lettere senza la partecipazione di una persona mentre si crogiola sulla spiaggia in vacanza? In questi casi, vengono in soccorso tutti i tipi di programmi e servizi per la spedizione automatica. Si differenziano per funzionalità, a pagamento/gratuito, caratteristiche del lavoro e molti altri fattori, ma ciò che li accomuna è che non necessitano della presenza costante di una persona per lavorare. Le e-mail possono essere inviate 24 ore al giorno con diversi intervalli regolabili.
Perché abbiamo bisogno delle newsletter?
L'opinione che il sito web sia lo strumento di marketing principale e più efficace è tutt' altro che reale. La maggior parte degli acquirenti di un prodotto o servizio in una sola voltavisitare una pagina web non è ancora pronto per prendere una decisione di acquisto. Le ragioni possono essere diverse, e non l'ultimo posto è la banale dimenticanza. I clienti semplicemente non ricordano di aver visto qualcosa che ha attirato la loro attenzione. Alcuni potenziali acquirenti devono essere ricordati ripetutamente di se stessi fino a quando non effettuano finalmente un acquisto. E l'e-mail automatica inviata funge da promemoria.
Possibilità di client e servizi di posta elettronica
Ci sono molti programmi e servizi per l'invio automatico della corrispondenza, sia a pagamento che gratuiti. La loro funzionalità non si limita all'invio di lettere senza l'intervento umano, le sue capacità sono molto più ampie:
- Prima dell'invio di massa, l'efficacia delle lettere può essere testata su un gruppo selezionato di utenti studiando le statistiche di invio e consegna di queste lettere, l'attività dei clienti dopo averle ricevute.
- I servizi ti consentono di aggiornare regolarmente l'elenco degli abbonati elaborando i messaggi di servizio sugli errori di consegna. Pertanto, le risorse di sistema non vengono sprecate in inutili spedizioni a indirizzi che non esistono più.
- I dati statistici sui clic sui link nelle e-mail aiuteranno a valutare l'efficacia di una campagna pubblicitaria.
- La tecnologia integrata per determinare la posizione degli abbonati ti consentirà di selezionare le lettere da spedire in base all'area geografica.
- La base per l'invio di lettere può essere rifornita in vari modi automatici, ad esempio scansionandositi sul web.
Sono configurate anche le risposte automatiche alle lettere. Questo sarà utile, ad esempio, quando si esce. La persona che l'ha scritta può essere informata che la lettera è stata ricevuta, ma la risposta sarà al suo ritorno dopo qualche tempo. Se c'è stato un cambiamento nell'indirizzo e-mail, è molto facile ricevere la posta inviata al vecchio indirizzo: basta impostare l'inoltro. Ma come informare tutti coloro che scrivono che il vecchio indirizzo non è più rilevante, e la prossima volta è meglio scrivere direttamente ad un altro? E la scrittura automatica ti aiuterà in questo.
Tali programmi di solito hanno modelli di lettere tipici che possono essere facilmente modificati per soddisfare le tue esigenze. Grazie a tutto ciò, l'invio automatico di posta ti consente di promuovere beni e servizi con il minimo tempo e denaro spesi per la pubblicità, l'elaborazione e l'analisi della corrispondenza.
Invia cosa?
Le lettere più popolari sono i saluti (ad esempio, dopo la registrazione sulla risorsa) e la gratitudine (ad esempio, per un ordine perfetto o per una cooperazione a lungo termine con un'azienda).
I saluti sono le lettere più lette. Le persone sono abituate a vederle, la maggior parte le apre alla ricerca di informazioni utili o interessanti.
Le lettere di gratitudine possono contenere informazioni sull'ordine, il metodo di consegna, varie promozioni e sconti per i clienti abituali. Tutto questo attrae le persone e tali lettere, di regola, vengono anche lette o almeno guardate casualmente.
Lattina di scrittura automaticaoffrire prodotti correlati a quelli che una persona ha acquistato o ai quali era interessato. Le lettere ti permetteranno di congratularti, ad esempio, buon compleanno, facendo un'offerta vantaggiosa individuale.
Per lavorare con problemi complessi dei clienti, ovviamente, saranno già necessari specialisti. Ma i problemi più semplici, grazie alle lettere automatiche, possono essere risolti 24 ore su 24 e ogni giorno quando gli utenti ne hanno bisogno.
Tra tutta la varietà di programmi e servizi, il programma Outlook di Microsoft è ben noto, quindi i metodi per creare mailing list, risposte automatiche e inoltrare determinate lettere ad altri indirizzi verranno presi in considerazione utilizzando il suo esempio.
Newsletter
Per inviare una lettera a un grande gruppo di persone, non è necessario aggiungerle manualmente alla mailing list ogni volta. Per fare ciò, puoi creare una mailing list. Nella scheda "principale" del programma, devi selezionare la voce "crea un gruppo di contatti", quindi specificare un nome per questo gruppo e aggiungervi membri. L'elenco dei partecipanti e il nome del gruppo, se necessario, vengono modificati o eliminati completamente. Lo stesso contatto può essere incluso in un numero arbitrariamente elevato di gruppi di utenti a cui verrà eseguito l'invio automatico di posta. Ciò consente di risparmiare un sacco di tempo.
Scrittura automatica: come fare
A volte è necessario inviare una lettera automatica ad un orario ben definito, ed in assenza del mittente stesso al computer. L'invio automatico di e-mail in Outlook ti consente di fare proprio questo. Dovresti scrivere una lettera regolareallega i file che desideri, specifica i destinatari o la mailing list, quindi vai alla sezione del menu "opzioni". Più avanti in questa sezione, viene selezionata la voce "consegna ritardata", quindi - "non consegnare fino a". Quindi vengono configurati tutti i parametri necessari, tra cui la data e l'ora di invio della lettera, la presenza o meno di recapito e le notifiche di lettura, ecc.
Dopo aver specificato tutti i dati necessari, invia una e-mail. Verrà salvato nella cartella delle lettere inviate, ma in re altà andrà al destinatario solo nel giorno e nell'ora specificati. È importante che in questo momento il computer sia acceso, il programma sia in esecuzione su di esso e sia presente anche una connessione Internet. Se queste condizioni non sono state create al momento giusto, l'invio automatico delle lettere avverrà nel momento in cui saranno finalmente soddisfatte. Non è molto conveniente, ma non puoi farci niente.
Inoltra automaticamente le email di Outlook
Ci sono due modi per inviare lettere dal primo destinatario ad altri: inoltrare e reindirizzare. Le lettere inoltrate si distinguono per la presenza della sigla FW nell'oggetto, e il destinatario vede da quale indirizzo è stata originariamente inviata la lettera e da quale poi gli è stata inoltrata. Il reindirizzamento non è visibile al destinatario, vede la lettera come inviata dal primo mittente.
Controllo di inoltro
Puoi impostare l'inoltro di tutti i messaggi o creare regole che regolano cosa e quando devono essere inoltrati. In questo caso, i messaggi inoltrati vengono archiviati nella cartella"Posta in arrivo". Il programma analizza la lettera inviata e, se soddisfa le condizioni specificate nelle regole, esegue l'azione specificata da questa regola. Questo può essere non solo l'inoltro automatico di lettere o una risposta ad esse, ma anche lo spostamento in una cartella specifica, ad esempio l'ordinamento, l'eliminazione, ecc.
Per creare regole per l'elaborazione della corrispondenza in arrivo, devi selezionare la voce "regole" nella scheda principale del programma. Inoltre, nel menu "Gestisci regole e avvisi", gli algoritmi per l'elaborazione delle lettere ricevute sono già configurati direttamente.
Avanti nega
Alcune e-mail non possono essere inoltrate: ciò accade quando il mittente ha protetto la posta inviata, impedendo al destinatario di condividere queste informazioni con chiunque altro. Tale restrizione viene rimossa solo dal mittente, il destinatario non potrà farlo in alcun modo.
Anche nelle aziende, l'amministratore di sistema può impostare le proprie regole che limitano o vietano l'inoltro completo di lettere al di fuori della rete aziendale, e talvolta anche all'interno di essa. Questo viene fatto per proteggere le informazioni aziendali.
Risposte automatiche
Se il destinatario è assente a causa di un viaggio di lavoro, ferie, malattia o per qualche altro motivo, è possibile impostare risposte automatiche alle lettere. Se la posta si trova su un servizio di posta aziendale, puoi anche creare risposte diverse alle lettere provenienti da altri dipendenti dell'azienda e a quelle ricevute dall'esterno.
Per abilitare questa funzione, nel menu del programma nella sezione "file", selezionare la voce "auto-risposte", dove è necessario selezionare "invia auto-risposte". In questa sezione viene scritto il testo delle lettere e viene indicato il periodo durante il quale verranno inviate tali risposte. Se l'utente è online prima della fine di questo periodo, gli verrà chiesto di disabilitare la funzione.
Per il periodo di validità delle risposte automatiche, puoi impostare regole di elaborazione della posta, ad esempio per inoltrarle ad altri dipendenti dell'azienda che possono risolvere problemi sorti, ecc.
Nel programma è disponibile una guida dettagliata, oltre a suggerimenti per evitare errori comuni quando si lavora con esso.
