L'e-mail, a causa dei numerosi vantaggi rispetto alle lettere cartacee, è diventata da tempo uno dei principali tipi di comunicazione. Tuttavia, come molte altre innovazioni tecnologiche, questo tipo di comunicazione ha le sue regole. Nonostante il fatto che la comunicazione tramite posta Internet sia diventata parte integrante di molti ambiti della vita, la maggior parte degli utenti non sarà in grado di rispondere alla domanda su quali sono i componenti di un'e-mail.
Struttura dell'e-mail dal punto di vista dell'utente
I messaggi di posta elettronica sono simili e molto diversi dalle lettere di carta familiari alla generazione precedente. Ma indipendentemente dal servizio di posta elettronica, la struttura della posta elettronica è sempre la stessa. Elenchiamo i componenti di un'e-mail, descrivendo brevemente ciascuno di essi:
- Campo "A". Questo campo contiene l'indirizzo del destinatario. Se sono presenti più destinatari, separali con un punto e virgola.
- Il campo "Oggetto". In molti servizi di posta è considerato obbligatorio. E sarà più facile per gli utenti trovare la lettera se l'oggetto è indicato correttamente in essa.
- Il corpo della lettera. Il corpo dell'email contiene il testo principale.
Componenti email nascosti
Abbiamo esaminato la struttura visibile della lettera. Ma oltre agli elementi visibili ad occhio nudo, i seguenti campi possono essere attribuiti anche ai componenti di un'e-mail:
- da chi (questo campo viene compilato automaticamente);
- copia (oltre al destinatario principale, una copia della lettera viene inviata a qualcun altro);
- copia nascosta (usata se è necessario inviare una copia della lettera senza informare il destinatario principale);
- allegati.
Componenti e-mail da un punto di vista tecnico
Da un punto di vista tecnico, qualsiasi email include anche i seguenti componenti:
- Intestazioni, o, come vengono anche chiamate, buste del protocollo SMTP. Queste intestazioni possono o non possono essere incluse nel corpo dell'e-mail. Cioè, una situazione è possibile quando il server di posta dispone di più informazioni di quelle indicate nel corpo del messaggio. L'intestazione contiene gli indirizzi del mittente, dei destinatari e l'indirizzo dell'host mittente.
- Il messaggio stesso, che è nella lingua dei protocolli SMTPchiamato Dati. Esso, a sua volta, è suddiviso in:
- intestazione della lettera - per analogia con la posta cartacea, contiene dati sui server di posta attraversati dalla lettera e alcune altre informazioni;
- il corpo della lettera - il testo della lettera stessa.
Struttura e-mail per corrispondenza commerciale
Se finora abbiamo parlato della struttura di un'e-mail dal punto di vista tecnico, ora diamo un'occhiata agli elementi di un'e-mail ben scritta per la corrispondenza commerciale, perché ogni azienda che si rispetti cerca di rispettare con standard di comunicazione generalmente accettati.
Sebbene ci sia un gran numero di diverse classificazioni dei messaggi elettronici, sono divisi in due gruppi in base alla struttura del progetto. Il primo gruppo sono le lettere di comunicazione, vengono utilizzate nel corso del lavoro. La seconda sono le lettere di accordo: messaggi che riassumono l'incontro, indicano le scadenze per il completamento dei lavori e altri aspetti importanti per chiarire le azioni richieste da ciascuna delle parti.
Elenchiamo separatamente i componenti di ogni tipo di email.
Lettera-comunicazione
La sua struttura deve includere:
- L'oggetto dell'e-mail. In questo campo, è meglio indicare esattamente cosa ti aspetti dall'ospite, ad esempio concordare un orario per la riunione, un elenco di questioni da considerare e così via.
- Saluti. Anche se si prevede di inviare la lettera a più persone,l'etica della comunicazione d'impresa implica il saluto obbligatorio dei destinatari.
- Contenuto del messaggio. Il testo effettivo dell'e-mail, che descrive la richiesta nel modo più specifico possibile.
- Firma aziendale. Un punto che molte persone dimenticano. Un modello di firma correttamente composto include il nome completo e la posizione dell'autore, le sue informazioni di contatto (numero di telefono, collegamenti al sito Web dell'azienda, e-mail, ecc.). La firma può variare a seconda delle norme e dei regolamenti adottati dall'organizzazione.
- Campi "A" e "Cc". Sono elencati per ultimi per un motivo: compilandoli per ultimi, escluderai la possibilità di inviare un messaggio non completato o non verificato.
Lettera di accordo
Come accennato in precedenza, questo tipo di messaggio elettronico viene utilizzato per riassumere i risultati della riunione, indicare il piano d'azione per ciascuna parte e fissare le scadenze. Tali lettere sono una sorta di "protocollo" di riunioni e consentono di strutturare comodamente le informazioni. Una lettera di questo tipo è costruita secondo il piano:
- Saluti. Se il numero di partecipanti alla riunione riassunto nella lettera era piccolo, puoi elencare tutti per nome o utilizzare un tipo di saluto generalizzato.
- Ripetere lo scopo dell'incontro, i cui risultati sono riassunti nella lettera.
- Elenco delle questioni discusse durante l'incontro. Per ogni questione sono indicati gli accordi, le decisioni e le scadenze di attuazione.
- Elenco di problemi che non richiedono una risoluzione urgente, ma da non trascurare.
- Chiarire l'opinione dei partecipanti alla riunione - viene preso tutto in considerazione?
- Firma del modello.
