La messaggistica aziendale è uno strumento con messaggistica istantanea, trasferimento file, chat di gruppo e altre funzioni correlate per il lavoro d'ufficio. I dipendenti di diversi dipartimenti, sedi e città, che si uniscono allo stesso gruppo, ricevono immediatamente informazioni e hanno l'opportunità di discuterne rapidamente. La registrazione della discussione può essere esportata o stampata come backup della conferenza.
Funzioni di messaggistica aziendale
La messaggistica istantanea è uno dei primissimi strumenti di collaborazione online. Serve ancora oggi come base per molti servizi d'ufficio. Quasi tutti gli strumenti di collaborazione disponibili sul mercato offrono una funzionalità di messaggistica istantanea oltre alle funzionalità con cui gli utenti hanno più familiarità: voce, video o condivisione dello schermo.
Tuttavia, per la maggior parte degli strumenti di messaggistica istantanea, il servizio è ospitato tramite un pubblicoInternet, che può portare alla potenziale perdita o furto di dati o informazioni sensibili. A causa di questo rischio, le aziende sono alla ricerca di sistemi che possano essere ospitati sulla propria rete privata e disporre delle comunicazioni necessarie per gestire la propria attività.
A differenza dei metodi di comunicazione tradizionali come e-mail o telefonate, la chat è il vantaggio del messenger aziendale:
- Quando un'azienda si prepara a rilasciare un nuovo progetto, i cui elementi richiedono una stretta comunicazione tra dipartimenti e dipartimenti, può far fronte perfettamente alle attività, elaborare istantaneamente tutte le informazioni necessarie.
- Elimina il ritardo, non c'è bisogno di aspettare che una linea telefonica occupata diventi libera, nessun limite di dimensioni e tipo.
- Offre più funzioni per rendere la comunicazione più intelligente e conveniente, come l'utilizzo della funzione snapshot, l'aggiunta di testo e didascalie per rendere tutto più chiaro.
- A differenza di un mailer pubblico o di una chat gratuita, un messenger aziendale non consentirà ai dipendenti di parlare con amici e familiari durante l'orario di lavoro.
- Tutti gli account utente o l'elenco dei contatti del mailer aziendale saranno controllati dal dipartimento IT. Tutto ciò che è accaduto tramite il messenger verrà registrato sul server dell'azienda. Ciò garantisce una rete di messaggistica istantanea sicura e riservata all'interno dell'ufficio.
4 Motivi per scegliere le comunicazioni aziendali
Le comunicazioni di ufficio negli ambienti aziendali di oggi stanno diventando sempre più importanti per migliorare l'efficienza della produzione. Messaggeri gratuiti come Yahoo, MSN o Skype sono popolari e aiutano le persone a comunicare. Puoi parlare con gli amici, condividere foto, realizzare video per le famiglie e, per di più, sono assolutamente gratuiti. Ma ci sono alcuni svantaggi dei messenger gratuiti che potrebbero costringere gli utenti ad abbandonare il loro uso in un ambiente d'ufficio.
Quattro motivi per cui un messenger LAN aziendale potrebbe funzionare meglio per le comunicazioni quotidiane dell'ufficio:
- Sicurezza. La crittografia dei messaggi si verifica in una soluzione di messaggistica istantanea aziendale. A differenza di un messenger gratuito, crittografa tutti i dati trasmessi tramite la rete di messaggistica istantanea.
- Tutto è sotto controllo. Viene configurato e lanciato all'interno dell'azienda, i reparti IT hanno il pieno controllo su tutte le comunicazioni. Il sistema offre molte funzioni utili per soddisfare le esigenze dell'azienda.
- Migliora l'efficienza del lavoro. Puoi impostare il tuo stato di presenza, inviare un messaggio a un gruppo, condividere uno screenshot, ricevere un avviso quando c'è un nuovo messaggio in arrivo. Un messaggio inviato non mostrerà il suo contenuto a meno che il destinatario non acceda con la propria password di comunicazione aziendale.
- Supporto tecnico affidabile. Il messenger aziendale per la rete locale non presenta problemi di guasto irrisolvibili, poiché il produttore del software offre supporto rapido e assistenza per la risoluzione dei problemiproblemi.
In generale, il messenger è sicuro e stabile per le comunicazioni aziendali. Pertanto, l'utente può facilmente scegliere quello appropriato per sostituire e-mail, telefonate e messenger gratuiti per l'ufficio.
Attrezzatura richiesta per il servizio SMS
Alcune delle domande più comuni per utenti o clienti che necessitano di posta elettronica aziendale: quale messenger aziendale scegliere e le attività che può eseguire, oppure qual è la differenza tra il servizio Exchange tradizionale e Office 365? La risposta a queste domande è abbastanza semplice e dipende dalle esigenze. Un piccolo ufficio probabilmente non avrà le stesse esigenze di comunicazione di una grande azienda o di un operatore di telecomunicazioni che cerca di fornire un servizio di posta elettronica ai propri clienti.
Pacchetto di messaggistica aziendale richiesto:
- Hosting dei dati. Al giorno d'oggi, la capacità di garantire la localizzazione dei propri dati sta diventando un elemento importante per le aziende europee. Questo viene fatto per garantire un uso responsabile dei dati e monitorare le regole sulla sicurezza attuale dei messaggi aziendali e delle attività degli utenti.
- Disponibilità dei servizi. Altro elemento da considerare è la garanzia della disponibilità del servizio offerto dal provider.
- Supporto tecnico. È necessario assicurarsi che il provider esegua un servizio clienti personalizzato. Molte aziende offrono soluzioni per le comunicazioni elettroniche esicurezza, ma non tutti garantiscono il monitoraggio individuale e la scalabilità in base alle esigenze dell'azienda.
7 tendenze di sviluppo principali per il 2018
Mentre l'informatizzazione continua a crescere, l'interazione con partner e clienti sta diventando un fattore sempre più importante per le aziende. Pur contribuendo notevolmente al successo di queste aziende, le procedure di comunicazione dovrebbero diventare più efficienti. I fornitori di messaggistica globale hanno identificato sette tendenze il cui impatto sarà fondamentale quest'anno per la messaggistica aziendale (risposta e descrizione):
- Il posto di lavoro del futuro. L'ufficio moderno si sta lentamente muovendo verso il cloud. Per soddisfare la crescente domanda di collaborazione e mobilità, molte aziende stanno passando a soluzioni cloud come Microsoft Office 365.
- Compagnie collegate. In futuro, il successo di una società dipenderà in gran parte dalla sua capacità di abbandonare metodi obsoleti. Si svilupperà lo sviluppo degli ecosistemi intragruppo. Le aziende preferiscono interagire costantemente con i propri partner e clienti, scambiare informazioni su piattaforme diverse e prendere decisioni congiunte. Utilizzando i servizi di messaggistica aziendale, le aziende possono migliorare notevolmente le proprie procedure di comunicazione.
- Industria 4.0 e Internet (IoT) sono ora parte integrante della catena di fornitura aziendale per il miglior messenger aziendale. Entro il 2020, circa 25 miliardi di dispositivi saranno connessi via Internet. Fornireper un'interazione affidabile e automatizzata tra loro, i vari standard devono essere collegati in modo sicuro a livello internazionale.
- Rafforzamento dei requisiti di sicurezza. Man mano che i dispositivi IoT diventano più interconnessi, aumenta il potenziale di attacchi dannosi. Di conseguenza, i dispositivi di rete devono essere in grado di identificarsi in modo affidabile e comunicare in modo sicuro tra loro.
- Accelerazione e innovazione. Durante la transizione digitale, le aziende devono soddisfare le aspettative dei clienti per rimanere un passo avanti rispetto alla concorrenza. Le innovative soluzioni di comunicazione cloud si integrano perfettamente con le infrastrutture IT esistenti e si adattano facilmente ai nuovi requisiti emergenti.
- Comunicazione multicanale. Con l'aumento della mobilità, il tempo, il luogo e il modo in cui i consumatori acquistano un prodotto sono variabili. Per non perdere il "momento magico" in cui un cliente decide effettivamente di acquistare un prodotto, le aziende devono essere in grado di entrare nel processo in qualsiasi fase del processo di selezione, rivolgendosi ai propri clienti con offerte pertinenti disponibili ovunque e in qualsiasi momento.
- IP completo. Nei prossimi anni, molti fornitori di servizi di telecomunicazioni in Europa passeranno a un sistema di trasmissione dati completamente basato su IP, lo sviluppo di questo tipo di messenger aziendale è in via di completamento. Pertanto, le aziende dovranno affrontare gradualmente le sfide associate a questa migrazione.
Cinque sistemi di messaggistica aziendale
Considera i sistemi di messaggistica istantanea chedestinato all'uso in una rete aziendale privata. Questi sistemi tendono ad essere basati su client-server, hanno set di funzionalità diversi e sono classificati come "tutto in uno" dal client. Cinque applicazioni:
- BigAnt è un sistema di messaggistica istantanea di base con alcune sottigliezze in più. Oltre alla funzione di chat principale, offre anche chat offline, chat di gruppo, chat vocali e video. Gli account possono essere configurati manualmente o importati da Active Directory per una facile configurazione. Lo standard BigAnt costa $ 299 per il server e $ 15,90 per ogni licenza client.
- Messenger per la rete aziendale Bopup. Ha le stesse caratteristiche di BigAnt ma si concentra su voce e video. È in grado di collegarsi a newsletter, importare Active Directory, trasferire e distribuire file e afferma che il software client funziona bene con gli ambienti Citrix e Terminal Server. Anche in questo caso, l'archiviazione dei messaggi è disponibile per tutti gli scopi normativi. Bopup costa $ 190 (RUB 12.900) per il server e $ 12,90 (RUB 12.900) per ogni connessione simultanea, con il prezzo del cliente ridotto in determinati importi.
- DBabble è uno dei set di funzionalità software più piccoli in questo elenco ed è anche ottimizzato per soddisfare le tue esigenze aziendali. Gli amministratori di sistema possono modificare quasi ogni pezzo di testo sul Web o sul client Windows e inserire immagini in determinati punti, come loghi e persino annunci pubblicitari. DBabble ha la capacitàcreare gruppi per il supporto IT, in cui un utente viene assegnato in modo casuale a una persona di supporto disponibile per la comunicazione individuale. Il prezzo per ogni server è di $ 485 (33 mila rubli).
- Openfire, insieme al suo client Spark, è l'unico sistema gratuito e open source in questo elenco. Ha anche un piccolo set di funzionalità di base: solo chat di testo, ma ci sono molti plug-in per estendere la funzionalità, inclusi voce e video. Openfire è l'unico software server in questo elenco che non viene eseguito come servizio di sistema su Windows, deve essere eseguito come un'applicazione.
- Winpopup LAN Messenger è l'unica scelta in questo elenco in cui il software server è opzionale. A causa di questa semplicità, non dispone di un set di funzionalità esteso. È limitato a chat di gruppo e individuali. L'utilizzo di Winpopup LAN Messenger è gratuito per tre utenti e quindi costa $ 14,95 (1000 RUB).
Rete Jabber decentralizzata
La messaggistica aziendale Jabber è un altro sistema di messaggistica istantanea. La rete Jabber/XMPP è decentralizzata, il che significa che non esiste un unico provider di server per essa. Chiunque può installare un server Jabber utilizzando un software gratuito. Tutti questi server comunicano tra loro utilizzando lo standard XMPP. Jabber divenne la forma originale del protocollo di comunicazione ora chiamato XMPP, Extensible Messaging and Presence Protocol. È stato inventato da Jeremy Miller alla fine degli anni '90, quando lo erasulla comunicazione in tempo reale nel formato "I miei contatti sono online in questo momento" e sulla manutenzione dell'elenco dei contatti lato server.
Il termine "estensibile" implica che ci sono molte estensioni ufficiali di XMPP chiamate XMPP Extension Protocols (XEP). Alcune di queste estensioni sono il motivo per cui Jabber è di nuovo richiesto. Aggiungono nuove funzionalità per trasformare XMPP in un sistema di messaggistica più moderno. Queste funzionalità sono state implementate in XMPP con le seguenti indicazioni:
- Message Carbons (XEP-0280) consente al server di inviare SMS a tutti i dispositivi nell'account.
- La gestione dell'archivio SMS è un database in cui sono archiviati tutti i messaggi in modo che i dispositivi offline possano venire a raccoglierli in un secondo momento.
- Il controllo del flusso riprende la sessione per i dispositivi dopo un guasto a Internet.
- L'indicazione dello stato del client informa il server se gli utenti stanno utilizzando attivamente l'applicazione o se è in esecuzione in background. Per prolungare la durata della batteria, il server non invierà informazioni non necessarie ai dispositivi.
- Le notifiche push (XEP-0357) consentono al server XMPP di riattivare i dispositivi mobili per forzarli a leggere nuovi messaggi.
Chat dal vivo
Messenger è un messenger di chat aziendale multipiattaforma abilitato per dispositivi mobili che si assume tutti i rischi dell'utilizzo della messaggistica istantanea suposto di lavoro. Caratteristiche del programma:
- Messaggistica istantanea sicura con l'autenticazione utente Micro Focus eDirectory TM e la crittografia dei messaggi SSL.
- Un elenco di contatti che mostra le informazioni sull'utente in base alle informazioni disponibili in eDirectory Micro Focus.
- App completamente sicure per dispositivi mobili iOS e Android.
- Supporta piattaforme Windows, OS X e Linux.
- Indicatori di presenza utente che mostrano quando gli utenti sono online, occupati, inattivi o hanno lo stato utente in GroupWise e Micro Focus Vibe.
- Indicatore di presenza blocco.
- Conversazioni multiutente.
- Archivio per la ricerca aziendale.
- Trasmissioni.
- Storia personale.
- Chat.
App di servizio debole
Dall'introduzione del popolare messenger aziendale Slack, le app di messaggistica aziendale sono diventate rapidamente lo strumento di riferimento per la comunicazione quotidiana tra tutti i gruppi che riuniscono i podcast in tutta l'azienda. In effetti, questo è un luogo in cui puoi comunicare con i colleghi, sia in tempo reale che in modo asincrono. Le collaborazioni possono essere individuali, solo su invito o chiunque nell'organizzazione decida di aderire. Usati con saggezza, questi servizi possono aumentare la produttività, migliorare il lavoro di squadra e persino aiutare a costruire la cultura aziendale. Slack si integra con dozzine di altri strumenti, quindi è cosìpuò essere utilizzato da sviluppatori di terze parti. Se ciò non bastasse, puoi utilizzare un' altra applicazione.
Applicazione multifunzionale: messenger aziendale sicuro Glip di RingCentral. Offre diversi strumenti che Slack non ha. Ad esempio, Glip ha la creazione condivisa di documenti, un calendario del team e strumenti di gestione delle attività. Glip ha anche strumenti di markup di immagini e PDF integrati, che è un vero vantaggio per i team che discutono frequentemente di materiale visivo. Se il team sta già utilizzando RingCentral Office VoIP per $ 7,99 presso RingCentral, non sono previsti costi aggiuntivi per Glip.
WhatsApp per le piccole imprese
WhatsApp ha rilasciato un'applicazione speciale del popolare messenger aziendale russo per l'uso da parte delle piccole imprese per comunicare con i clienti. WhatsApp Business aggiunge funzionalità chiave sotto forma di profilo aziendale, per posta, siti Web di shopping, strumenti di messaggistica intelligente come saluti e altro ancora. Per chi utilizza un numero aziendale e personale WhatsApp, Business e Messenger sono installati sullo stesso dispositivo, mentre possono essere registrati con numeri diversi.
Business è anche compatibile con il client del browser web. Caratteristiche del programma:
- Funzione di risposte rapide con un'immagine.
- Le sessioni WhatsApp delle aziende che hanno verificato il numero di telefono del proprio account sono in linea con il proprio business e sono operative, subito dopo aver ricevuto il badge di conferma inprofilo.
- È gratuito e disponibile per qualsiasi sistema operativo, inclusi gli utenti Android.
WhatsApp Business è attualmente in uso in Russia, UE, Messico, Regno Unito e Stati Uniti, con un lancio globale nel resto del mondo in futuro.
Migrazione Linux: collaborazione aziendale
Corporate Messenger Linux completa la serie di recensioni sulla collaborazione e la comunicazione aziendale. La stragrande maggioranza delle organizzazioni si affida alle tecnologie Microsoft (Exchange, Office, ecc.), quindi l'utilizzo di Linux in questi ambienti può essere un po' complicato a seconda del livello di sfida gestionale.
Se un datore di lavoro ha scelto l'ambiente di comunicazione Office 365 e i servizi correlati e i professionisti hanno spesso bisogno di tenere riunioni e chiamate, l'utilizzo di Linux come sistema operativo desktop principale sarà probabilmente possibile solo in combinazione con una macchina virtuale Windows che dispone di applicazioni di messaggistica. Mettono messaggistica istantanea, SMS, forum privati, videochiamate e talvolta anche condivisione dello schermo in un'unica app di collaborazione dedicata. Se il datore di lavoro utilizza anche un' altra tecnologia per le riunioni, Linux può essere utilizzato come sistema operativo desktop principale.
I leader aziendali devono valutare le loro scelte in base a esigenze specifiche e prendere la decisione giusta per qualsiasi sistema operativo, sia esso Windows, OS X o Linux.
